Съвременните бизнеси имат достъп до разнообразие от софтуерни решения, които улесняват работните процеси на всички нива. Фирми като Смарт Софт – посетете сайта им, са добър пример за това как можем да рационализираме етапите, свързани с обработката на документи от различен тип – фактури, формуляри, застрахователни документи, тестове за работа, договори, товарителници и документи, свързани с поръчки.
За да е точността на високи ниво, а разходите за обработката на информацията – минимални, е препоръчително да се използва технология за автоматизиране на работния цикъл. Точно такава предлагат и от Смарт Софт, които са специализирани в разработката на иновативни решения, които да посрещат нуждите на модерния бизнес.
Какво е полезно да знаем за софтуера за интелигентна обработка на документи от всякакъв тип?
С подобни решения работата в счетоводните отдели минава на едно по-високо ниво. Предимствата от неговото внедряване в корпоративната инфраструктура са десетки, но нека преди това да разгледаме в детайли възможностите на софтуера за автоматична обработка на документи. Те са следните:
- широко приложение – технологията има разнообразно приложение, защото може да се използва от големи и малки компании, но също толкова успешно и от физически лица. Сред основните плюсове на софтуера е, че за работата с него не се изисква специално обучение от страна на служителите, като той може да се комбинира и с други софтуери, за да са резултатите още по-добри;
- автоматична класификация и организация на обработените документи – всеки служител в счетоводен или административен отдел знае колко трудоемка е ръчната обработка на документи, която може да отнеме дори и часове. Освен това не е изключено и да се допуснат и грешки, свързани с точността при извличането на данни, а след това и при тяхното организиране по вид. Архивирането на документите е също трудоемка задача, защото е нужно да се разпределят по папки, които след това да бъдат и съхранявани по сигурен е достъпен начин. Със софтуера на Смарт Софт това може да стане напълно автоматично;
- оптично разпознаване на символи – когато документите постъпват в компанията под формата на изображения, тяхната обработка се предполага, че ще е още по-трудоемка в сравнение с тяхната ПДФ версия. Със софтуера на Смарт Софт тази операция може да бъде напълно автоматизирана, което спестява време и усилие на служителите. С негова помощ сканираните документи се трансформират в електронно-четими, което ги прави лесни за анализ и обработка;
- обработка на товарителници и застрахователни документи – тази технология има уникален принцип на действие със своя потенциал да открие, анализа и извлече ключовата информация, като тази задача е изпълнима и при сканирани документи. Използва се изключително често и при документи от типа на товарителниците и застрахователните искове, които до голяма степен има законова стойност и е важно да бъдат обработвани с висока точност и с повишено внимание към детайла;
- автоматично сканиране – свикнали сме да свързваме този вид стъпка изцяло с ръчни процеси, но със софтуери като този на Смарт Софт сканирането на документи може да бъде изцяло автоматизирано. За целта е нужно фактурата (или друг вид документи) да постъпи в системата, след което всички стъпки ще се извършват автоматично, с отлична точност и за максимално кратко време.
Сред възможностите на софтуера на Смарт Софт е и автоматичното архивиране на документите, след като те биват обработени от технологията. Програмата е така създадена, че да могат да се въведат персонализирани настройки, свързани с критериите, по които документите се организират и архивират. Тази функция е изключително полезна, защото отменя ръчното сортиране и намирането на физическо пространство за съхранението на документите.
Какви софтуерни решения предлагат от Смарт Софт?
Компанията предлага на потребителите широка гама софтуерни решения, предназначени за рационализирането и оптимизирането на работните процеси, свързани с работата с документи в счетоводствата и администрациите. ПДФ решения, оптично разпознаване на символи, автоматично сканиране и архивиране, обработка на фактури, товарителници и застрахователни искове, документи за поръчки и др.
Какви са предимствата им и как помагат за развитието на бизнеса?
Все повече съвременни фирми избират да оптимизират своята дейности, залагайки на изкуствен интелект и софтуерни решения за автоматична обработка на документи от всякакъв тип. Подобни ИТ инструменти са must have за всяка малка, средна и голяма корпорация, която иска да инвестира ресурси като време и средства в други, по-важни бизнес аспекти.
С помощта на софтуерните разработки на Смарт Софт се постига успех в няколко направления – точност, спестяване на време и разходи, свързани със заплати. Освен това се рационализира и начина, по който се борави с документи, без това да е предпоставка за появата на слаби звена като липса на контрол и обективен анализ на информацията.
Още за техните услуги (на английски)